Advies bij een aanbesteding of marktconsultatie voor camerabewaking
Je camerasysteem moet worden vervangen, of je wilt het beheer uitbesteden. Je organisatie moet dat aanbesteden, of in elk geval offertes eerlijk kunnen vergelijken. Maar wat zet je in het programma van eisen? Wat hangt er nu eigenlijk, en wat kost het over acht jaar? Daar helpen we je mee, voordat de aanbesteding begint. Wij zijn leverancier, installateur en projectadviseur in één. Op aanbestedingen schrijven we zelf niet in, maar vooraf helpen we je met de kennis van mensen die deze systemen elke dag aanleggen.
Kort antwoord
Waarmee helpen we bij een aanbesteding voor camerabewaking?
Met alles wat vóór de publicatie moet gebeuren. We brengen in kaart wat er hangt, stellen de eisen op of toetsen ze, en rekenen de kosten over de hele looptijd door.
Ook bereiden we samen de marktconsultatie voor. Komen er na de publicatie vragen van inschrijvers, dan helpen we die te beantwoorden. Dat doen we aan jouw kant van de tafel. Bij de oplevering toetsen we of het systeem doet wat je hebt gevraagd.
Wat er nu staat
Camera's, recorders, servers, versies en bekabeling. Wat kan blijven, wat moet weg, en wie heeft er nu toegang?
Het programma van eisen
Zelf opstellen met ons, of een concept van je inkoper of adviseur laten toetsen. Zonder merknaam, ook niet de onze.
Kosten en exit
Licenties, onderhoud en vervanging per jaar op een rij. Plus wat de leverancier aan het einde moet overdragen.
Regels vertaald naar camera's
NIS2, BIO en ISO 27001 zeggen weinig over camera's. Wij maken er accounts, rechten, logboek, netwerk en updates van.
Hoe die regels je camerasysteem raken, lees je bij de BIO en camerabewaking en bij NIS2 en je camerasysteem.
Wat is een marktconsultatie, en wat haal je eruit?
Een marktconsultatie is een gesprek met de markt voordat de aanbesteding begint. Je legt je plannen of een concept programma van eisen voor, en toetst of het haalbaar is.
Verplicht is het niet. Het loont vooral bij een complexe opdracht, of als je niet zeker weet wat de markt kan. Je kunt een vragenlijst sturen, een bijeenkomst houden of één-op-één gesprekken voeren. Wat je hoort, zet je daarna in een openbaar verslag. Zo krijgt geen enkele partij een voorsprong.
Voor een camerasysteem haal je er vooral drie dingen uit. Of je eisen haalbaar zijn. Wat het ongeveer kost over de looptijd. En welke eisen het aantal aanbieders onnodig klein maken. Stel daarom vragen waarvan het antwoord iets verandert. "Kunt u voldoen aan de BIO?" levert alleen ja op. "Hoe werkt inloggen met MFA op een werkplek zonder internet?" geeft je iets om mee verder te gaan.
Bron: PIANOo, Marktconsultatie: betrek de markt en Stappenplan marktconsultatie.
Sfeerbeeld.
Zo werken we
Hoe ziet ons advies bij een aanbesteding eruit?
In acht stappen, van de eerste ronde langs je locaties tot de test bij de oplevering. Je kiest zelf welke stappen je van ons wilt.
- Eerst een adviesgesprek. Je vertelt wat er speelt, wat er hangt en waar je naartoe wilt. Wij vertellen wat we zien en waar we zouden beginnen. Dat gesprek kost niets.
- Offerte en plan van aanpak. Daarna krijg je een offerte met een plan van aanpak. Daarin staat welk werk we doen, in welke volgorde, en wat je aan het eind in handen hebt.
- Inventariseren wat er is. We lopen elke locatie na: camera's, recorders, servers, versies, firmware en bekabeling. We leggen ook vast wie er toegang heeft en wie het systeem nu onderhoudt. Dat doen we ook als het systeem niet van ons komt. Daarna weet je wat kan blijven.
- De eisen opstellen of toetsen. Begin gerust met de eisenwijzer voor je camerasysteem. Na vijftien vragen heb je een eerste programma van eisen zonder merknaam. Dat lopen we samen door, met steeds dezelfde vragen: wat is echt een eis, wat een wens, en welke eis haalt straks niemand? Heb je al een concept, dan toetsen we dat.
- Looptijdkosten en exit doorrekenen. Licenties, softwareonderhoud, arbeid, en servers en schijven die halverwege vervangen moeten worden. We zetten het per jaar op een rij, op jouw aantallen. En we schrijven op wat er aan het einde van het contract moet worden overgedragen.
- De marktconsultatie voorbereiden. We helpen met de vragen en met het concept dat je voorlegt. Daarna lezen we de antwoorden met je door. Welk antwoord is verkooppraat, en waar zit een echt probleem?
- De nota van inlichtingen beantwoorden. Na de publicatie stellen inschrijvers vragen over de stukken. Wij helpen jou die te beantwoorden, aan de kant van de opdrachtgever. Vaak blijkt dan dat een eis anders wordt gelezen dan bedoeld. Dan is dit het moment om hem te verduidelijken.
- Toetsen bij de oplevering. Bij de fabriekstest (FAT) en de test op locatie (SAT) kijken we mee. Haalt elke camera de afgesproken bewaardagen? Neemt de failover echt over? Ziet een gewone gebruiker alleen wat hij mag zien? Zo wordt getest wat je hebt geëist, niet alleen of er beeld is.
Welke vragen organisaties onderweg het vaakst stellen, staat bij vragen over een camerasysteem uitbesteden. Wat een overstap en de jaren daarna kosten, reken je uit met de migratiecalculator.
Waar gaat het vaak mis bij een aanbesteding voor camera's?
Meestal niet bij de camera's zelf. Het gaat mis bij wat niemand vooraf heeft vastgelegd: wat er hangt, wie het beheert en hoe je er later weer vanaf komt.
Geen overzicht van wat er hangt
Zonder lijst met merken, firmware en de staat van de kabels prijst elke inschrijver onzekerheid in. Na de gunning volgt dan meerwerk. In nota's van inlichtingen is dit een van de vaakst gestelde vragen.
Een eis die niemand haalt
Een camera die "ONVIF Profile S-gecertificeerd" moet zijn, bijvoorbeeld. ONVIF stopt op 31 maart 2027 met die certificering. In een contract van vier tot acht jaar veroudert zo'n eis dus snel. Vraag liever naar Profile T of M, zie ONVIF uitgelegd.
Een inlogeis die niet past
Inloggen met Entra ID en MFA klinkt logisch. Maar een uitkijkruimte of meldkamerwerkplek heeft vaak geen internet. Leg vooraf vast hoe inloggen werkt als de verbinding wegvalt. En eerlijk: Nx Witness heeft nog geen Entra-SSO.
Het beheer vergeten
Het systeem wordt beschreven, het beheer niet. Wie lost een storing op, hoe snel, en wat telt mee in de beschikbaarheid? Bijna elk bestek gaat erover, maar de hersteltijden worden vaak pas in de nota van inlichtingen duidelijk.
Geen exitregeling
Wat moet de leverancier aan het einde overdragen, en kost dat iets? Denk aan wachtwoorden, configuratie, licentiegegevens, logboeken en documentatie. Staat dat niet in het contract, dan zit je over acht jaar vast. Laat ook de licenties op naam van je eigen organisatie zetten.
Bron: eigen telling in de openbare stukken van 36 Nederlandse aanbestedingen voor cameratoezicht op TenderNed, 2023 tot en met 2026. Beheer en onderhoud kwam voor in 35 van de 36, een exitregeling in 13, Entra ID of SSO in 7. Namen van organisaties noemen we niet. Wat Nx Witness per eis wel en niet kan, staat in de Nx Witness-eisenmatrix.
Schrijven jullie zelf in op aanbestedingen?
Nee. We zijn leverancier, installateur en projectadviseur, maar op aanbestedingen schrijven we zelf niet in. We helpen organisaties vooraf, en daarna iedereen die ons nodig heeft.
Dat maakt het advies vrijer. We hoeven geen eis te schrijven die toevallig bij ons past. Ons advies is merkonafhankelijk: in je programma van eisen komt geen merknaam. Installateurs die wel inschrijven, kunnen bij ons terecht voor licenties en technische ondersteuning, net als ieder ander. We leveren zelf Nx Witness, Milestone en Genetec, en dat zeggen we er gewoon bij. Juist daardoor kennen we de verschillen, ook de zwakke plekken van wat we zelf verkopen. Die staan openbaar in onze eisenmatrix.
De Aanbestedingswet sluit een adviseur niet automatisch uit van de aanbesteding. De opdrachtgever moet dan wel maatregelen nemen, zodat die adviseur geen voorsprong heeft. Wij schrijven zelf niet in, dus voor ons speelt die vraag niet.
Bron: artikel 2.51 Aanbestedingswet 2012, over de voorafgaande betrokkenheid van gegadigden en inschrijvers.
Hoort er na de aanbesteding nog werk bij de beveiligingssystemen, zoals een NIS2-traject? Dan lees je bij NIS2 voor je beveiligingssystemen hoe we dat aanpakken.
Eigen werk.
Vragen over advies bij een aanbesteding
Wat kost jullie advies bij een aanbesteding?
Dat hangt af van wat je nodig hebt. Een bestaand programma van eisen toetsen is minder werk dan twintig locaties inventariseren. Een eerste gesprek over je situatie kost niets. Daarna maken we een offerte met de omvang erin, zodat je vooraf weet waar je aan toe bent.
Doen jullie na het advies toch mee aan de aanbesteding?
Nee. Wettelijk is een adviseur niet altijd uitgesloten, maar de opdrachtgever moet dan maatregelen nemen tegen een voorsprong. Wij kiezen ervoor om bij een aanbesteding waarover we adviseren geen leverancier te zijn. Zo staat ons advies los van een offerte.
Zetten jullie Nx Witness in het programma van eisen?
Nee. Een merknaam in de eisen zet de concurrentie dicht en levert je minder aanbiedingen op. We beschrijven wat het systeem moet doen: persoonlijke accounts, een logboek, een bewaartermijn, een exitregeling. Welk platform daar het best bij past, blijkt uit de aanbiedingen.
Helpen jullie ook als we niet aanbesteden, maar offertes vergelijken?
Ja. Veel organisaties hoeven niet aan te besteden, maar willen wel drie offertes eerlijk naast elkaar leggen. Daar helpt hetzelfde werk bij: een inventarisatie, een eisenlijst zonder merk en een doorrekening over de looptijd. Alleen de marktconsultatie en de nota van inlichtingen vallen dan weg. Wil je eerst weten welke camera's je echt nodig hebt, kijk dan bij camera-advies.
Moet je camerasysteem worden aanbesteed?
Vertel wat er nu hangt en wanneer je traject begint. Dan zeggen we wat je vooraf moet regelen, en waar we je bij kunnen helpen.
Even overleggen
Vragen over jouw situatie? Bel Sander.
Belt na de oplevering nog een keer om samen door te lopen tot het echt zit. Leg je situatie voor en je hoort meteen wat wij zouden doen, zonder dat je ergens aan vastzit.
Sander · Adviseur en nazorg