Hotelketen: meerdere vestigingen, één camerasysteem
Een hotelketen met meerdere vestigingen, en op die vestigingen meerdere camerasystemen. Eerlijk gezegd: een rommeltje. Verschillende merken, verschillende camera’s, en geen manier om er in één keer overheen te kijken. En dat bij een keten die heel streng is op merken en op wet- en regelgeving. Inmiddels draait alles in één systeem.
De vraag
Wat speelde er bij de hotelketen?
Elke vestiging had zijn eigen systeem. Wie bij een andere vestiging wilde kijken, moest daar apart in.
In een hotel wisselen mensen vaak van plek. Een manager vertrekt, een nieuwe begint, een collega neemt een paar weken een tweede vestiging waar. Bij losse systemen betekent dat elke keer: ergens een account aanmaken, ergens een wachtwoord doorgeven, en hopen dat iemand het oude account weghaalt. Dat laatste vergeet je snel.
De lat
Waarom was dit project zwaarder dan het lijkt?
Deze keten is enorm strikt. Op merken, en op wet- en regelgeving. We moesten voldoen aan de allerzwaarste eisen.
Dat verandert de opdracht. Je kunt niet zomaar een camera ophangen omdat hij goedkoop is of op voorraad ligt. Elk merk moest passen binnen de eisen van de keten voordat het mee mocht. En de toegang tot de beelden moest zo zijn ingericht dat je kunt laten zien wie erbij kan, en waarom. Juist daarom was één centraal systeem hier geen luxe. Met losse systemen per vestiging kun je dat niet aantonen.
Wat we deden
Hoe maak je van een rommeltje één systeem zonder alles te vervangen?
Door eerst te kijken wat er hangt, en alleen te vervangen wat echt op is.
- Inventarisatie. Per vestiging welke camera’s er hangen, van welk merk, hoe oud ze zijn en of ze nog van deze tijd zijn.
- Levensduur bepalen. Wat nog goed is, blijft hangen. Wat zijn einde nadert, gaat op de lijst om te vervangen. Zo hoefde de keten niet meer in nieuwe hardware te investeren dan nodig.
- Alle vestigingen op één centraal systeem. Ongeacht merk of type kon elke camera worden aangesloten. Wat al hing en goed was, ging gewoon mee.
- Gebruikersbeheer op één plek. Rechten per persoon en per vestiging, zodat iedereen ziet wat bij zijn werk hoort.
Afbeelding van de fabrikant, Network Optix.
Het verschil
Wat is er nu anders voor de managers?
Komt er een nieuwe manager, dan krijgt die via het systeem de juiste toegang. Vertrekt er een, dan kan die er niet meer bij.
Dat klinkt vanzelfsprekend, maar bij losse systemen per vestiging is het dat niet. Nu staat de toegang op één plek, en daar wordt hij ook weer ingetrokken. Oud-medewerkers houden geen inlog meer achter op een recorder ergens in een kast.
Daarnaast kunnen managers die meer dan één vestiging beheren, of elkaars taken overnemen, ook bij elkaar in het systeem. Valt iemand uit, dan kijkt een collega mee op diens vestiging zonder dat er eerst een wachtwoord rond moet.
En verder
Wat gebeurt er als er een camera kapotgaat?
Dan vervang je hem. Meer niet. Omdat het systeem met camera’s van verschillende merken werkt, hoeft niemand meer te letten op welk merk er hing. Je kiest de camera die past bij de plek en het budget, en hij komt in hetzelfde systeem terecht.
Ook een hotel met één vestiging herkent hier vaak iets van. Hoe het centrale beheer werkt, staat bij centraal beheer van camera’s, alarm en intercom. Wat het ongeveer vraagt om je eigen vestigingen samen te brengen, reken je uit met de migratiecalculator. Een vergelijkbaar project lees je bij de woningcorporatie met honderd locaties.
Ook vestigingen met elk hun eigen systeem?
Vertel hoeveel vestigingen je hebt en wat er hangt. We kijken eerst wat kan blijven, en dan pas wat er nieuw moet.
Even overleggen
Vragen over jouw situatie? Bel John.
Bewaakt de kant die je pas jaren later merkt: continuiteit en afspraken die kloppen. Leg je situatie voor en je hoort meteen wat wij zouden doen, zonder dat je ergens aan vastzit.
John van den Bosch · Mede-oprichter