De AVG en je camerasysteem, praktisch

Wat moet je vastleggen voor de AVG bij camerabewaking?

Vier dingen, en samen passen ze op twee A4’tjes. Een grondslag: waarom je opneemt. Een afweging: waarom een camera en niet iets minder ingrijpends. Een bewaartermijn met de reden erbij. En een overzicht van wie er bij de beelden kan. Dat is de hele verplichting.

1. Een grondslag. Meestal gerechtvaardigd belang: diefstal, vernieling, veiligheid van personeel. Schrijf op wat het is; dat is de hele verplichting.
2. Een afweging. Waarom een camera en niet een hek, beter licht of een slot. En waarom deze plek wel en die niet.
3. Een verwerkingsregister. Een regel of vijf: wat leg je vast, waarom, hoe lang, wie kan erbij, waar staat het. Geen formulier van tien pagina’s.
4. Een effectbeoordeling als er sprake is van grootschalige of stelselmatige observatie, of van bijzondere persoonsgegevens zoals gezichtsherkenning. Bij een gemiddeld bedrijfspand hoeft dit meestal niet; bij bewaking van een openbaar toegankelijke ruimte of van personeel wel.

Wat er per situatie precies mag — bedrijfsterrein, winkel, woning, VvE — staat in wetgeving camerabewaking.

Mag het, of hoort het? Dat zijn twee vragen

De wet zegt wat je mag. Wat je collega’s ervan vinden is een andere vraag, en die bepaalt vaak of het systeem geaccepteerd wordt of jarenlang scheef ligt.

Drie afwegingen die wij bij klanten terug zien komen, en die geen van drieën in de wet staan:

Live meekijken zonder aanleiding. Het mag als je gerechtvaardigd belang klopt, maar het voelt anders dan terugkijken bij een incident. Spreek af dat er alleen wordt teruggekeken als daar een reden voor is, en leg dat vast. Dat kost je niets en het scheelt een hoop wantrouwen.

Camera’s bij pauzeplekken en kantines. Juridisch soms verdedigbaar, praktisch bijna nooit verstandig. Hetzelfde geldt voor een camera die net een bureau meepakt.

De verleiding van meer. Het systeem kan gezichten herkennen, gedrag beoordelen en tellen. Dat betekent niet dat je het moet aanzetten. Wij adviseren consequent: leg niet meer vast dan waar je een concrete vraag bij hebt.

Wie deze drie vooraf bespreekt met de mensen die gefilmd worden, heeft een systeem dat wordt gebruikt in plaats van omzeild. Bij structurele bewaking van personeel is instemming van de ondernemingsraad bovendien niet vrijblijvend. Zie wetgeving camerabewaking.

Iemand vraagt zijn eigen beelden op. En dan?

Dat recht bestaat en je moet eraan meewerken. In de praktijk gaat het zo:

Vraag om een afbakening. Datum, tijdstip en locatie. Zonder dat kun je niets vinden en hoef je ook niet de hele week door te spitten.

Zoek het fragment. Zoeken op een gebied in beeld gaat het snelst. Zie beelden terugvinden.

Scherm anderen af. Andere personen in beeld hebben ook rechten. Maak ze onherkenbaar of lever alleen het deel waarop de verzoeker staat.

Leg vast dat je het hebt verstrekt. Wanneer, aan wie, wat. Het logboek registreert de export al; de rest is een regel in je administratie.

Je hebt hier een maand voor. Wij helpen bij het zoeken en afschermen als het bij ons in beheer is.

De vijf dingen die wij het vaakst fout aantreffen

Er hangt geen bordje. De goedkoopste overtreding die er is en in 5 minuten opgelost.

De bewaartermijn is nooit gemeten. Er staat 30 dagen ingesteld, er wordt elf gehaald, of andersom: er staat niets ingesteld en er wordt een half jaar bewaard.

De camera neemt de straat mee. Op te lossen met een privacymasker, zonder dat er iemand op een ladder hoeft.

Eén gedeeld beheerdersaccount. Dan staat er bij elke handeling in het logboek dezelfde naam en kun je niets aantonen.

Accounts van mensen die er niet meer werken. In vrijwel elk systeem dat wij overnemen. Koppel het rechtenbeheer aan je eigen gebruikersadministratie, dan lost dat zichzelf op.

“Wij verwijzen je niet door. Als er iets niet klopt, lossen wij het op.”

Eline Klaver
beveiligingsadviseur en gecertificeerd technica